Tykkimäen työnhakijarekisteri

 

Työnhakijarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1.     Rekisterinpitäjä Tykkimäen Vapaa-aikakeskus Oy
2.     Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi
3.     Rekisteriasioita hoitava henkilö kso.tietosuoja@sok.fi
4.     Rekisterin nimi Työnhakijarekisteri
5.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Työnhakijatiedon käsittely
6.     Henkilötietojen käsittelyn peruste Sopimuksen täytäntöön paneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet.
7.     Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
8.     Rekisteröityjen ryhmät  

Hakuilmoituksessa: Vapaa-aikakeskuksen yhteystiedot.

 

Työnhakuprofiilissa: Työnhakijan nimi- ja yhteystiedot sekä mille osastolle työntekijä on hakenut sekä työskentely aika.

 

Valinnaiset: Työnhakijan syntymäaika, osoite ja vapaatekstikentässä annetut tiedot.

 

Työhakemuksessa: Nimi, perustiedot, tutkinnot, osaamiset, työhistoria ja tehtäväkohtaiset kysymykset.

 

Työnhakijan tutkintotiedot: kurssit, työhistoria, osaamiset.

 

Työnhakija voi liittää myös valokuvan mukaan.

Työnhakija saa ottaa kantaa siihen, saako hakemusta käyttää myös muilla rekrytoinneissa. (Työntekijä ilmoittaa omassa hakemuksessaan millä osastoilla haluaisi työskennellä)

 

Avoin rekrytointi: Henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen.

9.     Käsiteltävät henkilötiedot ja -ryhmät Työnhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta.

Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria.

10.  Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään.

 

Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta tai luottotietojen tarkastus), tähän pyydetään työnhakijalta lupa erikseen.

11.  Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta.

Henkilön nimi ja puhelinnumero voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella.

 

12.  Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
13.  Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Työnhakutietoja säilytetään huvipuisto kauden ajan (noin 4 kuukautta), jonka jälkeen ohjelmasta poistetaan kaikki hakemukset.

Soveltuvuusarvioinnit kuluva + 1 vuosi.

Kriteeri: Tasa-arvo ja yhdenvertaisuuslakien mukainen kanne-aika.

14.  Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

15.  Suostumuksen peruuttaminen Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
16.  Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Mikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.

 

17.  Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18.  Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Rekisterissä käsitellään sisäisen henkilötietoluokituksemme mukaisen henkilötietoluokka 2:n mukaisia tietoja (kohdistuu erityisiä vaatimuksia).

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

 

Suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä.

 

Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että henkilökunta ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen.

 

Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.