KSO Hallinto- ja lähipiirirekisteriTIETOSUOJASELOSTE (8.1.2026 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191. RekisterinpitäjäKymen Seudun Osuuskauppa2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Kymen Seudun Osuuskaupan hallinnon toiminnan järjestäminen. • Hallinnon kokousten ja tilaisuuksien järjestäminen ja kokousaineistojen toimittaminen• Kelpoisuuden tarkistaminen hallinnon luottamustoimeen• Kokouspalkkioiden ja kulukorvausten maksaminen sekä ennakonpidätyksen toimittaminen• Osuuskaupan tiedotus ja viestintä• Tilinpäätösraportointi, yrityksen hallinnon esittely ja muu hyvän hallintotavan mukainen raportointi• Yhteydenpito ja luottamushenkilösuhteiden hoitaminen• Rekisterinpitäjän oikeuksien ja etujen turvaaminen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen• Osuuskaupan hallintoa koskevien historiatietojen säilyttäminenHallintorekisterin yhteydessä ylläpidetään KSO lähipiirirekisteriä, johon henkilötietoa kerätään ja tallennetaan lakisääteistä lähipiiritietojen valvontaa varten.Rekisterissä pidetään yllä johtoryhmän ja hallinnon lähipiiriin kuuluvia oikeus- ja luonnollisia henkilöitä koskevia tietoja. Rekisterin ylläpitämisen ja henkilötietojen tarkoitus on lähipiiriliiketoimien seuranta ja kirjanpitoasetuksen mukainen esittäminen tilinpäätöksessä. Lähipiirirekisterin tarkoituksena on lähipiiriliiketoimien luotettavan seurannan mahdollistaminen. Tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä yrityksellä tulee olla valmius selvittää mm. tilintarkastajalle, keitä yhdistyksen lähipiiriin kuuluu, mihin lähipiirisuhteen perustuvat, sekä millaisia liiketoimia yhdistyksen ja sen lähipiirin välillä on tehty.Lähipiirirekisteriin kerättyjä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminensisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet sekä toiminnan suunnittelumahdollinen oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminenväärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta3. Käsiteltävät henkilötiedot Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:• henkilön nimi• ammatti ja/tai arvo• henkilötunnus• kotiosoite• kotikunta• puhelinnumero• sähköpostiosoite• pankkiyhteys• tiedot ennakonpidätyksen toimittamiseksi• maksetut palkkiot ja kulukorvaukset.• erikoisruokavaliot• arvo, ammatti • yritysyhteydet ja luottamustehtävät• matkajärjestelyihin tarvittavat tiedot• CVEdustajiston jäsenistä tallennetaan henkilön jäsennumero Kymen Seudun Osuuskaupassa, ehdokaslista ja mahdollinen vaaliliitto sekä vaalien tulokset.Lähipiirirekisteriin merkitään hallituksen, hallintoneuvoston ja johtoryhmän jäseniltä kyselylomakkeella saadut tiedot yhteisöistä, jossa ilmoittaja tai hänen lähipiiriinsä kuuluva käyttää määräysvaltaa tai huomattavaa vaikutusvaltaa, sekä yhteisöistä, joilla on yhteistyösuhde Kymen Seudun Osuuskauppaan ja joissa ilmoittaja tai hänen lähipiiriinsä kuuluva käyttää tosiasiallista vaikutusvaltaa. Selvitys tehdään myös toimihenkilöille, jotka tekevät hankintoja KSO:n nimissä esim. kiinteistöhallinon päälliköt ja ryhmäpäälliköt.4. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:Art 6.1 a) Suostumus: Henkilötietojen käsittely perustuu tietyiltä osin myös rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyn suostumuksella voidaan käsitellä lisätietoja rekisteröidystä, kuten tämän muita yhteystietoja, ammattia ja ansioluetteloon sisältyviä tietoja.Art 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten osuuskuntalakiin ja kirjanpitolakiin, siltä osin kuin rekisterinpitäjä on velvoitettu käsittelemään rekisteröidyn tietoja. Esimerkiksi osuuskaupan edustajiston, hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenen nimen, osoitteen, palkkioiden maksamiseen liittyvien tietojen sekä henkilötunnuksen käsittely perustuu lakiinRekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. Mikäli rekisteröity peruuttaa ruokavalioon ja tarjoiluihin liittyvien toiveidensa käsittelyä koskevan suostumuksensa, ei rekisterinpitäjä voi näitä toiveita tarjoiluja tilatessaan huomioida. Mikäli rekisteröity peruuttaa matkajärjestelyjä varten antamansa suostumuksen, ei rekisterinpitäjä voi hoitaa kaikkia matkajärjestelyihin liittyviä asioita rekisteröidyn puolesta. Mikäli rekisteröity peruuttaa suostumuksensa sähköpostiosoitteensa tai puhelinnumeronsa käsittelyyn, ei rekisterinpitäjä voi pitää rekisteröityyn yhteyttä muutoin kuin kirjepostin välityksellä.5. Mistä saamme henkilötiedot?Hallintohenkilöiden perustiedot ja muut rekisterissä olevat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään. Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä hallintohenkilön asemaa ja tehtäviä politiikassa, julkisyhteisössä tai elinkeinoelämässä koskevia tarpeellisia tietoja, jotka ovat yleisesti saatavilla luotettavista julkisista lähteistä.6. Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat mainittujen toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.7. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.8. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Hallinnon kokouspöytäkirjat osallistujatietoineen säilytetään rekisterinpitäjän koko olemassaolon ajan.Tiedot säilytetään luottamustehtävän ajan. Tarkat tiedot säilytetään 10 + kuluva vuosi luottamustehtävän päättymisestä. Nimi ja yhteystiedot säilytetään historiatietona. Lähipiirirekisterin tiedot säilytetään 10 vuotta luottamustehtävän päättymisestä. Edellä mainittujen säilytysperusteiden lakattua tiedot säilytetään historiallista ja dokumentaarista arkistointia varten pysyvästi KSO:n arkistossa.Matkajärjestelyihin tarvittavat tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluttua matkan toteutumisesta.Palkkioiden maksuun liittyviä lakisääteisiä tietoja säilytetään kuluva vuosi + 6 vuotta.9. Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)• Oikeus tietojen oikaisemiseen• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) • Oikeus peruuttaa suostumus niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksestaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.10. Suostumuksen peruuttaminenSiltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu pelkästään suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän kuitenkaan vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 11. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjän yhteystiedotPostiosoite: PL 157, 45101 Kouvola Vaihde: 010 76 2400Käyntiosoite: Tommolankatu 9, 45130 KouvolaY-tunnus: 2467766-5kso.tietosuoja@sok.fiTietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi