Edustajistovaalirekisterin tietosuojaseloste

Edustajistovaalirekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (17.2.2025 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kymen Seudun Osuuskauppa PL 157, 45101 Kouvola p. 010 76 2400 Tommolankatu 9, 45130 Kouvola kso.tietosuoja@sok.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Kymen Seudun Osuuskaupan edustajiston vaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti. Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokaslistat / ehdokasilmoitukset ja vaalikone sekä järjestetään vaalit. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan / -ilmoituksen tarkastus- ja täydennyspyyntöjä asiamiehille sekä vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten Osuuskaupan edustajiston vaalien ehdokkaille. Osuuskauppa määrittää vaalikonepalveluun syötettävät tiedot. Ehdokaslistojen / Ehdokasilmoitusten ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn. Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä. Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä. Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokset Osuuskaupan sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajiston vaalien tuloksen vahvistamiseen saakka. Edustajiston vaalirekisterissä ylläpidetään yhteydenottopyyntörekisteriä, jonka tarkoituksena on ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen käsittely ja vaalien viestintä. Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein: Art. 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon. Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys.

Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia asiamiesten ja ehdokkaiden antamia tietoja:

Nimi
Kotiosoite ja kotikunta
Jäsenalue
Jäsennumero
Henkilötunnus
Postikieli

Lisäksi käsittelemme ehdokkaasta seuraavia tietoja:

Puhuttelunimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Ehdokasnumero
Ehdokaskuva
Henkilökohtainen postivaalitunnus

Asiamiehestä, varamiehestä ja allekirjoittajasta käsittelemme seuraavia tietoja:

Puhuttelunimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite,
Ehdokaslistan tunnus tai nimi

Ehdokkaan vaalikoneeseen antamia tietoja:

vaalikoneen vastaukset ja kommentit
oma ehdokaskuvaus
sukupuoli
ikä
kotikylä tai asuinpaikka
kokemus edustajiston työskentelystä / ehdokkaan motto tai vaaliteema /ehdokkaan verkkosivun tai Facebook-sivun osoite

Vaaleissa äänestäjien osalta käsitellään seuraavia tietoja:

Nimi ja osuuskaupan jäsennumero
Kotikunta
Puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite
Henkilötunnus, mikäli äänioikeutettu äänestää postivaalissa

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Ehdokaslistan / Ehdokasilmoituksen asiamies ja/tai ehdokas, tai äänestäjä itse.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja käsittelee palvelukumppanimme Edita Prima Oy, joka toimittaa alueosuuskauppojen edustajiston vaalikokonaisuuden. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Ehdokasluettelo ja ehdokkaan vaalikoneeseen antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä. Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä. Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajiston vaalien tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin, (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan. Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa / ehdokasilmoitusta varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan / ehdokasilmoituksen asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Edustajistovaalirekisterin tietosuojaseloste