Kiinteistötietojärjestelmien rekisterin tietosuojaseloste

Kymen Seudun Osuuskaupan kiinteistötietojärjestelmien rekisteri Rakennuttaminen, kiinteistöjen ja huoneistojen ylläpito sekä energiahallinta TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kymen Seudun Osuuskauppa PL 157, 45101 Kouvola p. 010 76 2400 Tommolankatu 9, 45130 Kouvola kso.tietosuoja@sok.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuuskaupan kiinteistöjen ja huoneistojen rakennuttamisen hankehallinta, kustannusohjaus ja ajantasa- ja projektipankki- sekä ylläpidon ja energiahallinnan rekisteri kiinteistötietojärjestelmissä. Rekisterissä hallinnoidaan tietoja järjestelmien käyttäjistä ja käyttöoikeuksista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat järjestelmien käyttöoikeushallinta ja järjestelmätuen, vika- ja virhetilanteiden selvittämisen järjestäminen sekä järjestelmissä hallinnoitavien hanke- ja kustannusohjauksen, huolto- ja korjaustöiden hallinta sekä hankkeita ja ylläpitoa koskevien lakivelvoitteiden suorittaminen. Hankehallinnan ja ajantasa- ja projektipankin osalta henkilötietoa tallennetaan sopimuksen tai sen edeltävien toimenpiteiden täytäntöönpanoon, tiedusteluihin, tarjouspyyntöjen valmisteluun ja lähettämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsittely perustuu Rakennuttamisen hanke- kustannus sekä dokumenttienhallinnan sekä ylläpidon ja energiahallinnan kiinteistötietojärjestelmissä rekisterissä hankkeesta, ylläpidosta, huolto- ja korjaustehtävistä tehtyyn sopimukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kiinteistön tai huoneiston rakennushankkeen tai ylläpidon hallinnointi hankkeen tai ylläpidon eri vaiheissa. Tämän lisäksi käsittely perustuu maankäyttö- ja rakennuslain sekä maankäyttö- ja rakennusasetuksen velvoitteiden suorittamiseen. Kirjanpitolain 10 §:n nojalla kirjanpitovelvollisella on säilyttämisvelvollisuus raportoinnin kohteena olevasta materiaalista. Säilytysajan osalta noudatetaan voimassa olevaa kirjanpitolakia. Henkilötietojen käsittelyä säätelee lisäksi laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (22.12.2006/1233), eli tilaajavastuulaki.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Yritys
Yrityksen osoite
Yrityksen postinumero
Yrityksen Kaupunki
Osapuoli-tieto, eli ns. käyttäjärooli kuten esim. katselukäyttäjä tai projektipäällikkö
Käyttäjätunnus, IP-osoite

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Yhteystiedot, suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden sekä muiden rakennushankkeissa tai ylläpidon tehtävissä toimivien toimijoiden työntekijät, Alueosuuskauppojen ja S-yhtymän vastuuhenkilöt.

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai tämän työnantajalta tai hankkeen, huolto- tai korjaustöiden vastuuhenkilöltä hankkeen perustamisen yhteydessä tai myöhemmin hankkeen aikana.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Järjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille. Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Säilytysaika perustuu sopimussuhteeseen sekä lain vaateiden toteuttamiseen. Tilaajavastuulaki edellyttää meitä tilaajana pyytämään ja sopimuskumppania toimittamaan tilaajalle enintään kolme (3) kuukautta vanhat tiedot ja selvitykset. Sopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää, kunnes sopimus on päättynyt ja sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Kiinteistötietojärjestelmissä tietoja säilytetään hankkeen, huolto- tai korjaustyön hallinnan takuuaikoineen sekä lain vaateiden täyttämisen edellyttämän ajan. Takuuajan jälkeen säilytetään vain ne keskeiset henkilötiedot, jotka ovat oleelliset yleisten sopimusehtojen 10-vuotisvastuun tehtävien hoitamiseksi ja poistetaan tämän jälkeen. Kirjanpitolain 10 §:n nojalla kirjanpitovelvollisella on säilyttämisvelvollisuus raportoinnin kohteena olevasta materiaalista. Säilytysajan osalta noudatetaan voimassa olevaa kirjanpitolakia. Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen, mikäli käsittely on lainvastaista tai elinkaaren päättyessä
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen, tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen automaattisen käsittelyn osalta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Rekisteröidyn oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen tai poistamiseen arvioidaan tapauskohtaisesti.

Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Järjestelmäoikeuksien antaminen ei toteudu ja hanke- sekä huolto- ja korjaustehtävien hallinnointi ei toteudu. Henkilötietojen antamatta jättämisestä seuraa, ettei yhteistyökumppanin kanssa voida laatia sopimusta.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.