Ulkoisen työvoiman rekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Kymen Seudun Osuuskauppa PL 157, 45101 Kouvola p. 010 76 2400 Tommolankatu 9, 45130 Kouvola kso.tietosuoja@sok.fiTietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fiRekisterin nimi
Ulkoisen työvoiman rekisteriHenkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Ulkoisen työvoiman henkilötietojen käsittely työvoimaa koskevan sopimussuhteen ja sovittujen tehtävien hoitamista varten.Henkilötietojen käsittelyn peruste
Rekisterin pitäjän oikeutettu etu.Rekisteröiden suostumus siltä osin kuin kyse on sijaintitietojen käsittelystä.Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Rekisterinpitäjän eli ulkoisen työvoiman käyttäjän kannalta on välttämätöntä tietää, kuka tulee suorittamaan tiettyä tehtävää. Toisaalta rekisteröity voi kohtuudella odottaa, että hänen henkilötietojaan tarvitaan käyttäjäyrityksen eli rekisterinpitäjän toiminnassa henkilön yksilöimiseksi.Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot
Vuokratyöntekijät, alihankkijoiden, kuten kuljetusliikkeiden työntekijät, opinnäytetyöntekijät ja palkattomat harjoittelijat ja muu mahdollinen tilapäinen työvoima.Vuokratyöntekijät: Keikkatyöntekijän nimi näkyy työvuoroluettelossa työvuorosuunnittelujärjestelmässä (Elli) tai/ja paperisella työvuorolistalla seinässä. Vakio-ekstraajista saatetaan lisäksi pitää puhelinnumerotietoa seinällä. Henkilön nimi esiintyy myös kassojen istumajärjestyksessä. Kulkuoikeudet kuitataan erilliseen listaan. Vuokratyöntekijää pyydetään allekirjoittamaan ikärajavalvontasitoumukset. Vuokratyöntekijöiden tiedot viedään myös Massiin (rahankäsittelyjärjestelmä).Opinnäytetyöntekijä ja palkattomat harjoittelijat: Henkilön kanssa tehdään oppilaitoksen tai TE-toimiston mallin mukainen opinnäytetyö-/harjoittelusopimus, josta ilmenee nimi, yhteystiedot, henkilötunnus. Harjoittelijat viedään nimellään työvuorosuunnittelujärjestelmä Elliin. TET-harjoittelijoista käsitellään suppeammin tietoa käytössä olevan TET-lomakkeen mukaan, kuten henkilön nimi ja koululuokka.Muu tilapäinen työvoima (esim. inventaarityövoima): Henkilöiden nimet kerätään erilliseen listaan, sekä kunkin tekemät tunnit, joiden perusteella maksetaan sovittu tuntiperusteinen taksa yhdistykselle tms., jonka kanssa työvoiman käytöstä on sovittu.Kuljetusliikkeiden työntekijät: Henkilöiden nimiä, yhteystietoja ja sijaintietoja käsitellään kuljetusten suunnittelussa.Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu joko vuokratyöyritykseltä (tai sen järjestelmästä, johon rekisterinpitäjällä on pääsy) tai rekisteröidyltä itseltään tai hänet lähettäneeltä taholta, tai ne ovat kerääntyneet työskentelyn kestäessä rekisterinpitäjän järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin.Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolelle.Esim. oppilaitokselle voidaan kuitenkin luovuttaa arvio henkilön suoriutumisesta, jos kyseinen prosessi sitä edellyttää. SOK:lle ja verkkokaupan tilaajalle voidaan tilausseurantaa varten luovuttaa kuljettajan päätelaitteen tai ajoneuvon sijaintitiedot.Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Voimme siirtää henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille silloin, kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU:n mallisopimuksiin.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti, ja ne perustuvat viime kädessä rekisterinpitäjän arvioon kunkin tiedon tarpeellisuudesta.Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
- Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.
- Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.
- Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
- Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.
- Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietojensuojasääntelyä.
