KYMEN SEUDUN OSUUSKAUPAN EDUSTAJISTOVAALIREKISTERI

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12,13,14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuukauppa

Postiosoite: PL 157, 45101 Kouvola

Käyntiosoite: Tommolankatu 9, 45130 Kouvola

Y-tunnus: 2467766-5

Vaihde: puh. 010 76 2400

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

kso.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Kymen Seudun Osuuskaupan edustajistovaalirekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toteuttaa Kymen Seudun Osuuskaupan edustajistovaalit osuuskaupan sääntöjen ja vaalijärjestyksen mukaisesti.

Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja vaalikone sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ja ehdokkaan ehdokaslistan muodostamista varten antamia tietoja ehdokaslistan asiamiehille. Osuuskauppa voi lähettää vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten ja muita vaalien toteuttamiseen liittyviä viestejä edustajistovaalien ehdokkaille.

Osuuskauppa määrittää, mitä tietokenttiä vaalikonepalveluun perustetaan. Ehdokaslistojen ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.

Ehdokasluettelo lähetetään Osuuskaupan äänioikeutetuille jäsenille ja julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä. Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat julkisesti saatavilla vaalikoneesta sen julkaisemisen jälkeen.

Vaalien tulokset julkistetaan vaalijärjestyksen mukaisesti sen jälkeen, kun S-vaalilautakunta on vahvistanut vaalin tuloksen. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää vaalien tulokset Osuuskaupan sivuilla julkisesti saatavilla seuraavien edustajistovaalien tuloksen vahvistamiseen saakka.

Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 a) Suostumus: Henkilö on antanut suostumuksensa tehtävään tai yhteydenpitoon.

Art. 6.1 c) Lakisääteinen velvoite: Osuuskuntalaki, Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokaslistan allekirjoittajien ja ehdokkaiden antamia tai osuuskaupan jäsenrekisterin tietoja:

Asiamiehen, vara-asiamiehen ja allekirjoittajan tietoja:

• nimi
• osoite
• Osuuskaupan jäsennumero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

Ehdokkaan tietoja:

• etunimi ja sukunimi*
• mahdollinen kutsumanimi *
• arvo tai ammatti, enintään kaksi ilmaisua *
• kotikunta *
• ehdokasnumero *
• ehdokaslistan nimi *
• osoite
• jäsennumero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

* = ehdokasluettelossa ja vaalikoneessa julkaistavia tietoja.

Ehdokkaan vaalikoneessa julkaistavaksi antamia tietoja

• valokuva
• ikä
• sukupuoli
• kokemus edustajistossa työskentelystä
• ehdokkaan vaaliteema
• ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
• ehdokkaan verkkosivun ja/tai sosiaalisen median palveluiden osoite.
• muita tietoja, joita ehdokas on itse antanut vaalikoneeseen (vapaa tietokenttä)

Ehdokkuudesta ja ehdokaslistan asettamisesta kiinnostuneen henkilön antamia tietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

• nimi, yhteystiedot ja vaaliin liittyvät tiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Ehdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Ehdokasluettelo ja ehdokkaan vaalikoneeseen antamat tiedot julkaistaan Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.

Vaalien kokonaistulos ja kunkin ehdokkaan saamat äänet julkaistaan vaalien jälkeen internetissä ja muissa Osuuskaupan päättämissä viestintävälineissä.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Tietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti Osuuskaupan vaalivuoden loppuun mennessä.

Osuuskaupan julkaisemat vaalien tulosraportit ovat julkisia seuraavien edustajistovaalien tulosten julkaisemiseen saakka. Sen jälkeen Osuuskauppa voi säilyttää vaalien tulosraportit historiatietona Osuuskaupan hallintorekisterissä.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.

Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan allekirjoittajana.

Jos ehdokas peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötiedon käsittely ei perustu sopimukseen.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kymen Seudun Osuuskaupan edustajistovaalirekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä.

Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.