Kymen Seudun Osuuskauppa ulkoisen työvoiman rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (21.12.2023 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuuskauppa

Postiosoite: PL 157, 45101 Kouvola

Vaihde: 010 76 24000

Käyntiosoite: Tommolankatu 9, 45130 Kouvola

Y-tunnus: 2467766-5

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

kso.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi

Ulkoisen työvoiman rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ulkoisen työvoiman henkilötiedon käsittely

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Oikeutettu etu – Jos toimeksiantosopimus on tehty työnantajan tai toimeksiantajan kanssa (esim. vuokratyöntekijät), henkilötietojen käsittelyperusteena on pääsääntöisesti oikeutettu etu, hätäyhteyshenkilön nimeä ja puhelinnumeroa lukuun ottamatta. Workplacen, pilvipalvelu Office 365:n ja raportoinnin osalta käsittelyperusteena on kaiken ulkoisen työvoiman osalta pääsääntöisesti oikeutettu etu.

Sopimuksen täytäntöönpano – Jos sopimus on tehty rekisterinpitäjän ja ulkoisen työntekijän välillä, henkilötietojen käsittelyperusteena on pääsääntöisesti toimeksiantosopimus (esim. opinnäytetyöntekijät).

Suostumus – Hätäyhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero.

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite – Rekisterinpitäjällä saattaa olla tarve käsitellä ulkoisten työntekijöiden tietoja myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi työturvallisuuslainsäädännöstä tulevien velvoitteiden täyttämiseksi.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Vuokratyöntekijät: Rekisterinpitäjän on välttämätöntä tietää, kuka tulee suorittamaan tiettyä tehtävää yritykseen sekä käsitellä tehtävän suorittamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisteröity voi kohtuudella odottaa, että hänen henkilötietojaan tarvitaan rekisterinpitäjän toiminnassa henkilön yksilöimiseksi ja tehtävän suorittamiseksi.

Workplace: Rekisterinpitäjän toiminnan kannalta on perusteltua ja tarpeellista tarjota ulkoisille työntekijöille nykyaikainen, ajasta ja paikasta riippumaton työviestinnän kanava. Rekisteröidyistä itsestään palveluihin viedään vain minimitiedot (yhteystiedot). Workplacen osalta rekisteröidyllä on itsellään laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, kuinka aktiivisesti ja millä tavoin hän osallistuu viestintään. Näin ollen palvelun käytöstä ei aiheudu kohtuutonta haittaa tai riskejä rekisteröidyn yksityisyyden suojalle.

Office 365: Tehtävässä suoriutumisen kannalta Office 365 voi olla keskeinen työväline ja järjestelmä. Office 365 on nykyaikainen ajasta ja paikasta riippumaton pilvipalvelu, jossa rekisteröidyllä on laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, millä tavoin hän Office 365 –sovelluksia käyttää. Rekisteröidyllä on mm. mahdollisuus itse hallinnoida luotujen dokumenttien näkyvyyttä ja oletusasetuksena on, että tiedostot näkyvät ainoastaan rekisteröidylle itselleen.

Raportointi: Rekisterinpitäjän on välttämätöntä käsitellä ulkoisten työntekijöiden tietoja työvoiman käyttöä ja toiminnan kehittämistä koskevaa raportointia varten. Raportoinnissa käsitellään vain tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, jotka liittyvät kiinteästi yrityksessä työskentelyyn eikä käsittely osapuolten välillä olevan/olleen merkittävän suhteen vuoksi ole yllättävää tai ennalta-arvaamatonta. On erittäin epätodennäköistä, että käsittelystä aiheutuisi rekisteröidylle negatiivisia vaikutuksia.

Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee vain tarpeellisia henkilötietoja. Kerättävät henkilötiedot vaihtelevat osittain sen mukaan, millaisesta ulkoisesta työvoimasta on kyse.

Vuokratyöntekijät: S-ryhmän yritys ja toimipaikka, jossa työskentelee, esihenkilö, kustannuspaikka, henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, toimittaja, tehtävänimike sekä hätäyhteystieto (vapaaehtoinen), mahdolliset kulunvalvontaa varten tarvittavat tiedot.

Opinnäytetyöntekijä ja muut ei-työsuhteiset harjoittelijat: Etu- ja sukunimi, syntymäaika, yhteystiedot, opintoja koskevat tiedot, opiskelijan itse täyttämät, tutkimussuunnitelmaa koskevat tiedot, organisaatiotiedot KSO:lla ja työn ohjaajan tiedot, mahdolliset kulunvalvontaa varten tarvittavat tiedot.

Muu tilapäinen työvoima (esim. inventaarityövoima): Etu- ja sukunimi, yhdistys/seura, jonka toimesta inventaarista sovittu, tehdyt tunnit, mahdolliset muut palkkion maksamista varten tarpeelliset tiedot.

Tarpeen mukaan voidaan tietyissä tilanteissa kerätä myös muunlaisia henkilötietoja. Tietosuojaseloste pyritään pitämään mahdollisimman ajantasaisena.

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu joko vuokratyöyritykseltä (tai sen järjestelmästä, johon rekisterinpitäjällä on pääsy) tai rekisteröidyltä itseltään tai hänet lähettäneeltä taholta, tai ne ovat kerääntyneet työskentelyn kestäessä rekisterinpitäjän järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolelle, ellei luovutukselle ole lainsäädännöstä johtuvaa perustetta. Esim. työturvallisuuslaki edellyttää, että vuokratyön vastaanottajan on ilmoitettava tarpeellisessa laajuudessa työn aloittamisesta työpaikan työterveyshuollolle sekä työsuojeluvaltuutetulle.

Edellä mainitusta voidaan kuitenkin poiketa tarpeen vaatiessa, esim. oppilaitokselle voidaan luovuttaa arvio henkilön suoriutumisesta, jos kyseinen prosessi sitä edellyttää.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.

Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti, ja ne perustuvat viime kädessä rekisterinpitäjän arvioon kunkin tiedon tarpeellisuudesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietojensuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Rekisterinpitäjä ei voi hyödyntää sellaisen ulkoisen henkilön työpanosta, joka ei ole valmis toimittamaan yllä mainittuja henkilötietojaan. Poikkeuksena ovat tiedot, joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Suostumuksen antamisesta voi kieltäytyä seuraamuksetta.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.