KSO Toimittajarekisteri


Kymen Seudun Osuuskauppa toimittajarekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuuskauppa
Postiosoite: PL 157, 45101 Kouvola
Käyntiosoite: Tommolankatu 9, 45130 Kouvola
Y-tunnus: 2467766-5

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

kso.tietosuoja@sok.fi

Rekisterin nimi

Toimittajarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käytetään maksamiseen, ostoreskontranhoitoon ja yhteydenpitoon yhteyshenkilöiden kanssa.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän kanssa solmitun toimittajasopimuksen toteuttamiseen ja kirjanpitolakiin.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot

Liikekumppanimasterdata:
Liikekumppanin nimi
Nimen tarkenne
Nimen lisätarkenne
Nimilyhenne
Ylempi liikekumppani
Liikekumppanin tunnus
Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
Edellinen nimi
Yhtiömuoto
Asiakasryhmä
Toimittajaryhmä
Konsernikoodi
Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
Aloituspvm
Enn.perintä voimassa
Lopetuspvm
Lopetussyy
Lähiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Postilokero
Postinumero (postilokero)
Postitoimipaikka (postilokero)
Maa
Kieli
Puhelin
Telefax
Sähköposti yleinen
OVT -tunnus
Luottoraja

Kuvaus henkilötietoryhmistä

Toimittajan yhteystiedot

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tavaran- tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri
Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot,
Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto
Alkuperäiset sopimukset ja järjestelmään arkistoidut sopimukset.

Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.

Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen. Sopimuksia ylläpidetään sopimuksen voimassaolon ajan. Päättyneet sopimukset historiatietoa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Toimittajan laskuja ei synny ilman sopimusta.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.