Kymen Seudun Osuuskauppa kiinteistö- ja vuokrahallintorekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuuskauppa:​​

2. Rekisterin nimi

KSO Kiinteistö- ja vuokrahallintorekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon.

Vuokrasopimuksen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Varmistaa vuokrasopimuksen toisen tahon henkilöllisyys
• Vuokran maksuseuranta, luottotietojen tarkistus

Kiinteistöjen ylläpidon ja rakennuttamisen sidosryhmien kuuluvien henkilöiden tietoja. Käsittelyn tarkoitus on toiminnan varmistaminen, tiedon jakaminen, yhteydenpito häiriötilanteissa ja mahdolliset muut yhteydenotot.

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsittely perustuu vuokrasopimukseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen

• kirjanpitolaki
• laki asuinhuoneiston vuokrauksesta
• laki liikehuoneiston vuokrauksesta

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Kiinteistöjen hallinnan osalta sopimus.

5. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Vuokrasopimus:

• vuokralaisen nimi
• henkilötunnus
• osoite
• puhelinnumero
• sähköposti
• muut taloudessa asuvat

Kiinteistöhallinnon järjestäminen

• Nimi
• Työyhteystiedot
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Ammatti

7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Vuokra: Yhteystiedot, henkilötunnus

Kiinteistö: Yhteystiedot

8. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään tai sidosryhmän yhteyshenkilöltä tai yritykseltä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rajattuja henkilötietoja voidaan sopimuksen tai voimassa olevan lainsäädännön perusteella luovuttaa kohteen huoltoliikkeelle heidän työtä velvoittavissa rajoissa.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

10. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

11. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Vuokrasopimuksia säilytetään myös vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen lain velvoittamin edellytyksin kuusi vuotta kuluvan vuoden jälkeen.

Kiinteistöhallintoon liittyviä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin yhteistyö kyseisen sidosryhmän ja henkilön välillä on ajankohtaista.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

14. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Vuokrasopimuksen allekirjoittaminen ei toteudu.

15. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

16. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu koskemaan ainoastaan niitä joiden työtehtäviin tiedot liittyvät.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot  

Kymen Seudun Osuuskauppa ​​010 76 2400

Postiosoite: ​​​​PL 157, 45101 Kouvola

Käyntiosoite: ​​​Tommolankatu 9, 45130 Kouvola

Y-tunnus: ​​​​2467766-5

Rekisteriasioita hoitava henkilö​​kso.tietosuoja@sok.fi  

  

Tietosuojavastaavan yhteystiedot  

tietosuojavastaava@sok.fi