KSO laskutusasiakasrekisterin tietosuojaseloste

Laskutusasiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Kymen Seudun Osuuskauppa
2467766-5
PL 157, 45101 Kouvola

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
kso.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Laskutusasiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin. Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Liikekumppanimasterdata:

• Liikekumppanin nimi
• Nimen tarkenne
• Nimen lisätarkenne
• Nimilyhenne
• Ylempi liikekumppani
• Liikekumppanin tunnus
• Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
• Edellinen nimi
• Yhtiömuoto
• Asiakasryhmä
• Toimittajaryhmä
• Konsernikoodi
• Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
• Aloituspvm
• Enn.perintä voimassa
• Lopetuspvm
• Lopetussyy
• Lähiosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Postilokero
• Postinumero (postilokero)
• Postitoimipaikka (postilokero)
• Maa
• Kieli
• Puhelin
• Telefax
• Sähköposti yleinen
• OVT -tunnus

Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:

• Henkilötunnus
• Maksuhäiriömerkinnän pvm
• Merkinnän aiheuttanut summa
• Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali

Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

10. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, Lindorffin, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

11. Henkilötietojen siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Laskutusasiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

12. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit
Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Katso lisätietoja osoitteesta https://s-ryhma.fi/tietosuoja/sinun-oikeutesi

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Suostumuksen peruuttaminen
Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.