KYMEN SEUDUN OSUUSKAUPAN EDUSTAJISTON VAALIEN ARVONTA- JA PALKITSEMISREKISTERI
TIETOSUOJASELOSTE (17.12.2024 alkaen)

Rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuuskauppa

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Postiosoite: PL 157, 45130 Kouvola
Käyntiosoite: Tommolankatu 9, 45130 Kouvola
Y-tunnus: 2467766-5
kso.tietosuoja@sok.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kymen Seudun Osuuskaupan vuoden 2025 edustajiston vaaleissa äänestäneiden tietoja käytetään kertaluonteisesti arvonnan järjestämiseksi kaikkien äänestäneiden Kymen Seudun Osuuskaupan äänioikeutettujen henkilöjäsenten kesken. Voittajat arvotaan Kymen Seudun Osuuskaupan vaalien tietokannasta vaalipalvelun tuottajan Edita Prima Oy:n toimesta. Arvonta tapahtuu järjestelmäteknisin keinoin siten, että vaalisalaisuus säilyy eikä äänestäjää voi yhdistää annettuun ääneen.

Äänestäneiden tietoja käytetään arvonnan suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle.

Arvonnan järjestää Kymen Seudun Osuuskauppa.

Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen asiakasomistajapalvelu.kso@sok.fi 30.5.2025 mennessä.

Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvonaan.

Voittajan nimi ja kotikunta voidaan julkaista, mikäli voittaja arvonnan jälkeen antaa siihen erikseen pyydettävän suostumuksen.

Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi ja osuuskaupan jäsennumero
• kotikunta
• puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Voittajan nimen ja kotikunnan julkaiseminen perustuu voittajan suostumukseen.

Henkilötietojen käsittely arvonnan järjestämiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle perustuu oikeutettuun etuun.

Äänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestämällä lakisääteisissä edustajiston vaaleissa. Lisäksi arvonnalla ja palkitsemisella halutaan herättää mielenkiintoa edustajiston vaaleja kohtaan.

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteeseen asiakasomistajapalvelu.kso@sok.fi.

Mistä saamme henkilötiedot?

Palkinnon toimittamista varten tarvittavat tiedot ja suostumus voittajan julkaisua varten saadaan arvonnan voittajalta itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi.

Edustajiston vaalien arvonta- ja palkitsemisrekisteriin kerätyt henkilötiedot voittajasta hävitetään tietoturvallisesti palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun kaikki palkinnot ja palkitsemiset on toimitettu.

Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa ja palkitsemisessa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen asiakasomistajapalvelu.kso@sok.fi 30.5.2025 mennessä.

Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan ja palkitsemiseen.

Rekisteröidyllä henkilöllä on lisäksi seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen, -”-
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.