KSO ruokatiliasiakkuuden tilimyyntisopimusrekisteri

KSO tilimyyntisopimusrekisteri (ruokatiliasiakkuus)
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Kymen Seudun Osuuskauppa Postiosoite: PL 157, 45101 Kouvola Vaihde: 010 76 2400 Käyntiosoite: Tommolankatu 9, 45130 Kouvola Y-tunnus: 2467766-5

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
KSO Tietosuojayhteyshenkilö, kso.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi
KSO tilimyyntisopimusrekisteri (ruokatiliasiakkuus)

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa ruokatiliasiakkuus asiakkaan valitsemassa Kymen Seudun Osuuskaupan toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilöt voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja ostokset laskutetaan asiakkaalta sopimuksessa sovittuna ajankohtana.

Tilisopimusasiakirjalla asiakas valtuuttaa Kymen Seudun Osuuskaupan tarkastamaan asiakkaan luottokelpoisuuden ja merkitsemään asiakasrekisteriinsä tilisopimuksesta ilmenevät asiakastiedot.

Sopimuksella asiakas voi antaa esimerkiksi kotipalvelulle oikeuden käydä tekemässä ostoja asiakkaan tilille. Mikäli asiakkaan edustaja käyttää tilinkäyttöoikeutta, tämän edustajan on esitettävä kassalla voimassaoleva henkilöllisyystodistus ja allekirjoitettava toimipaikkaan jäävä tosite ostotapahtumasta.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Ar 6.1 b) sopimus
Ruokatilisopimus toimipaikan kanssa.

Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Osuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja liittyviin palveluihin käsittelemät tiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Henkilötunnus
• Katuosoite, postinumero, toimipaikka
• Laskutusosoite, jos eri kuin kotiosoite
• Puhelinnumero kotiin tai matkapuhelinnumero
• Ammatti tai asema, työsuhteen alkamispäivämäärä
• Työsuhteen tila
• Työnantajan yhteystiedot
• Tilinkäyttöoikeutetut nimi ja henkilötunnus
• Haettava tilimyynnin yläraja / kk
• Maksupäivämäärä kuukauden x. päivä
• Osuuskaupan jäsennumero
• Tunnistusasiakirjan (passi, ajokortti, henkilökortti, kuvallinen KELA-kortti) voimassaoloaika / myöntämispäivämäärä
• Tosite ostotapahtumasta
• Tiedot asiakkaan ostoista
• Tiedot maksusuorituksista ja saatavista
• Tieto luottokelpoisuudesta

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Asiakkaan yhteystiedot ja henkilötunnus, valtuutettujen nimitiedot ja henkilötunnus, asiakkaan luottotiedot, luotonmyöntämiseen ja laskutukseen vaikuttavat tiedot, osto- ja maksuhistoria.

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Tieto luottokelpoisuudesta saadaan SOK Palveluässän kautta Bisnode Finland –portaalijärjestelmästä.

11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja käsitellään SOK Vähittäiskauppa ja sen järjestelmäkumppanien toimesta Suomessa / Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Tietoa ostoista luovutetaan talouden laskutuskumppanille ruokatilinostojen laskutusta varten sekä S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin bonuksenmyöntämisehtojen puitteissa automaattisesti sen S-Etukortin jäsennumerolle, jonka asiakas on sopimuksessa ilmoittanut.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tilisopimus paperidokumenttina: Sopimuksen voimassaoloaika tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tosite ostotapahtumasta säilytetään velan vanhentumisaika kuluva vuosi ja kolme seuraavaa vuotta.

Osuuskaupan kassajärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Katso lisätietoja osoitteesta https://s-ryhma.fi/tietosuoja/sinun-oikeutesi

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

KSO tilausten ja varausten yhteystietorekisteri - kymenseudunosuuskauppa

15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Ruokatiliasiakkuutta ei voida avata.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa (poislukien luottotietojen tarkistus) eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ruokatiliasiakkuuden järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.