KSO Tykkimäen Huvipuiston asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Kymen Seudun Osuuskauppa

Postiosoite:                                            PL 157, 45101 Kouvola

Vaihde:                                                    010 76 2400

Käyntiosoite:                                          Tommolankatu 9, 45130 Kouvola

Y-tunnus:                                                2467766-5

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

KSO Tietosuojayhteyshenkilö, kso.tietosuoja@sok.fi

4. Rekisterin nimi

KSO Tykkimäen Huvipuiston asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
• Tarjouksen, tilausvahvistuksen ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen ja laskutus
• Tuotteiden toimitus
• Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
• Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
• Suoramarkkinointi ja kohdennettu markkinointi
• Arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi
• Tapahtumien (esim. synttärit) hallinnointi

Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
• Tapahtumakutsujen lähettäminen
• Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein

Art. 6.1 b) Sopimus

Tarjouksen, tilausvahvistus ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen sekä laskutus

Varaukset, kuten puisto- ja pöytävaraukset

Art 6.1 a) Suostumus

Suoramarkkinointisuostumus

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa, tilausta tai palautetta. Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa. Suostumus osallistujan vastauksen, kuvan tai muun sisällön julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

Tarjouspyyntö:

• asiakkaan nimi
• puhelinnumero tai sähköposti

Tarjous:

• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto

Tilaussopimus:

• asiakkaan nimi
• osoite
• sähköposti
• markkinointisuostumus tai -kielto

Uutiskirjeen tilaus:

• sähköposti

Kausikortin tilaus:

• asiakkaan nimi
• kuva (kausikortin haltijoiden kuvia tai nimitietoja säilytetään sen kauden ajan kun kortti on voimassa)

Bonuksen maksaminen

• asiakkaan asiakasomistajatiedot (jäsennumero)

Asiakkaan yhteydenottolomake

• asiakkaan nimi
• sähköposti

Arvonta tai kilpailu

• asiakkaan nimi
• sähköposti
• osoite
• puhelinnumero
• valokuva

Tapahtuman järjestäminen

• asiakkaan nimi
• sähköposti
• osoite
• puhelinnumero

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkailta itseltään.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Tietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten siinä määrin kuin se on tarpeen.

Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai jos pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet löytyvät täältä.

Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja meidän asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tarjoukset käsittelyn ajan, jonka jälkeen tiedot joko anonymisoidaan tai hävitetään kokonaan.

Kauppa- ja tilaussopimukset kuluva + 6 vuotta.

Verkkokaupan tilaushistoria kuluva + 6 vuotta.

Kausikortin nimi- ja kuvatiedot sen kauden ajan, kun kortti on voimassa.

Arvonnan tai kilpailun osalta henkilötietoja säilytetään palkinnon arpomisen ja toimittamisen ajan. Tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
• Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lain vastaista)

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi halutessaan peruuttaa markkinointiviestin mukana tulevan linkin kautta.

Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa jokaisen kirjeen mukana tulevan linkin kautta.

Arvonnan tai kilpailun osalta suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun, arvonnan järjestäjään.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Kauppa tai varaus ei toteudu.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.